Päivitetty 24.3.2026

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjinä toimivat yhteisesti Suomen Pöytätennisliitto ry, Suomen Sulkapalloliitto ry ja Suomen Squashliitto ry. Liitot ovat sopineet keskinäisestä vastuunjaosta Mailapelien kurinpitolautakunnan toiminnassa syntyvän henkilörekisterin ylläpidossa ja tietosuojassa. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä ja tietosuojaa koskevissa asioissa ensisijaisena yhteyspisteenä toimii Suomen Pöytätennisliitto ry.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitus: Henkilötietoja käsitellään Mailapelien kurinpitolautakunnan lakisääteisten ja sääntömääräisten tehtävien hoitamiseksi. Käsittelyn tarkoituksena on:

• Kurinpitoasioiden vireillepano, selvittäminen, käsittely ja ratkaiseminen.
• Rangaistavaksi määrättyjen tekojen tutkiminen ja mahdollisten kurinpitoseuraamusten määrääminen.
• Kurinpitopäätösten tiedoksianto asianosaisille ja päätösten täytäntöönpanon seuranta.
• Kurinpitomenettelyyn liittyvän arkiston ylläpito ja tilastointi urheilun oikeusturvan ja integriteetin varmistamiseksi.

Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 6 artiklan 1 kohdan mukaisiin perusteisiin:

1. Sopimus (6 art. 1 b): Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena. Urheilija tai toimija sitoutuu noudattamaan lajiliiton sääntöjä ja kurinpitomääräyksiä lunastaessaan kilpailulisenssin tai toimiessaan liiton alaisessa jäsenseurassa.
2. Oikeutettu etu (6 art. 1 f): Rekisterinpitäjillä (liitoilla) on oikeutettu etu varmistaa urheilun integriteetti, reilu peli ja turvallinen toimintaympäristö. Kurinpitomenettely on välttämätön keino puuttua sääntörikkomuksiin ja epäeettiseen toimintaan.
3. Lakisääteinen velvoite (6 art. 1 c): Eräissä tapauksissa käsittely perustuu liikuntalakiin tai muuhun lainsäädäntöön, joka velvoittaa urheilujärjestöjä edistämään eettistä urheilua ja puuttumaan häirintään.

Mikäli käsittely koskee erityisiä henkilötietoryhmiä (esim. terveystiedot antidoping-asioissa tai rikkomuksiin liittyvät tiedot), käsittely perustuu tietosuojalain 6 §:ään (tärkeä yleinen etu urheilutoiminnassa).

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin kerätään ja siellä käsitellään vain kurinpitomenettelyn kannalta tarpeellisia tietoja. Näitä ovat:

• Perustiedot: Nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), jäsenseura, lisenssinumero ja rooli urheilutoiminnassa (esim. pelaaja, valmentaja, tuomari).
• Kurinpitomenettelyyn liittyvät tiedot: * Tiedot vireille tulleesta asiasta (esim. raportit, vastineet ja ilmoitukset).
  • Asian käsittelyssä syntyneet asiakirjat ja tallenteet (esim. ottelupöytäkirjat, lausunnot, sähköpostiviestit, valokuvat tai videotapahtumat).
  • Todistajien ja muiden asianosaisten antamat lausunnot ja heidän yhteystietonsa.
• Päätöshistoria: Tiedot aiemmista kurinpitopäätöksistä, määrätyistä seuraamuksista (esim. varoitukset, sakot, pelikiellot) ja niiden kestosta.
• Erityiset tietoryhmät (tarvittaessa): Mikäli asian ratkaiseminen välttämättä sitä vaatii, tietoja terveydentilasta (esim. lääkärintodistukset esteistä) tai tiedot mahdollisista rikosoikeudellisista seuraamuksista, jotka liittyvät urheilun eettisiin sääntöihin.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:

• Lajiliitot ja seurat: Jäsenseurojen ja liittojen ylläpitämistä lisenssi- ja jäsenrekistereistä (perustiedot ja edustusoikeudet).
• Tuomarit ja otteluvalvojat: Ottelupöytäkirjat, erotuomariraportit ja viralliset ilmoitukset sääntörikkomuksista.
• Asianosaiset itse: Rekisteröidyn antamat vastineet, selitykset ja lisäselvitykset menettelyn aikana.
• Ilmoittajat ja todistajat: Kurinpitoasian vireille laittaneen tahon tekemät ilmoitukset sekä todistajien antamat lausunnot ja todisteet.
• Julkiset lähteet ja tallenteet: Kilpailutoiminnassa syntyneet julkiset tulostiedot sekä mahdolliset video- ja kuvatallenteet tapahtumista (esim. suoratoistolähetykset tai viralliset tallenteet).
• Muut urheiluorganisaatiot: Esimerkiksi Suomen urheilun eettinen keskus SUEK ry (antidoping-asiat tai eettiset rikkomukset) tai muut kansalliset ja kansainväliset lajijärjestöt.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja luovutetaan Mailapelien kurinpitolautakunnasta ainoastaan välttämättömiin tarkoituksiin seuraavasti:

• Asianosaiset: Päätökset ja niihin liittyvät keskeiset perusteet toimitetaan asianosaisille (esim. ilmoittaja, vastaaja ja heidän jäsenseuransa).
• Lajiliitot: Tiedot päätöksistä ja seuraamuksista luovutetaan asianomaiselle lajiliitolle (Sulkapallo-, Pöytätennis- tai Squashliitto) päätöksen täytäntöönpanoa ja seurantaa varten.
• Julkinen tiedottaminen: Liitot voivat julkaista kurinpitopäätökset tai tiivistelmät niistä viestintäkanavissaan (esim. verkkosivut). Julkaisussa huomioidaan yksityisyyden suoja; lähtökohtaisesti vain rangaistun nimi, seura ja rikkomuksen laatu julkaistaan, ellei painava syy vaadi muuta.
• Urheilun oikeusturvalautakunta: Mikäli päätöksestä valitetaan, tiedot luovutetaan Urheilun oikeusturvalautakunnalle asian käsittelyä varten.
• Viranomaiset ja eettiset toimijat: Tietoja voidaan luovuttaa lakisääteisen velvoitteen perusteella viranomaisille (esim. poliisi) tai urheilun eettisille toimijoille (esim. SUEK ry), jos kyseessä on vakava eettinen rikkomus tai lainvastainen teko.
• Kansainväliset liitot: Jos rangaistuksella on vaikutusta kansainväliseen kilpailutoimintaan, tietoja voidaan luovuttaa kyseisen lajin kansainväliselle kattojärjestölle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

6. Rekisterin tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen kurinpitomenettelyn hoitamiseksi ja urheilun oikeusturvan varmistamiseksi.

• Käynnissä olevat asiat: Asian käsittelyyn liittyviä tietoja säilytetään aktiivisessa käytössä menettelyn keston ajan ja niin kauan kuin päätös on valituskelpoinen.
• Päätökset ja rangaistushistoria: Kurinpitopäätökset ja niihin liittyvät keskeiset tiedot säilytetään 10 vuoden ajan päätöksen antamisesta. Tämä säilytysaika on tarpeen, jotta voidaan todentaa mahdollinen rikkeiden toistuvuus ja määrätä sen mukaiset koventamisperusteet myöhemmissä menettelyissä.
• Arkistointi: Tämän jälkeen tiedot joko poistetaan lopullisesti tai anonymisoidaan tilastointitarkoituksiin (jolloin niistä ei voi enää tunnistaa yksittäistä henkilöä).
• Lakisääteiset poikkeukset: Mikäli kyseessä on vakava eettinen rikkomus (esim. lapsiin kohdistuva häirintä tai vakava väkivalta), tietoja voidaan säilyttää pysyvästi tai lainsäädännön vaatiman ajan urheilun turvallisuuden varmistamiseksi.

7. Tietojen säilytysaika ja -paikka

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan Mailapelien kurinpitolautakunnassa ja saada jäljennös itseään koskevista tiedoista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia epätarkkojen tai virheellisten henkilötietojen korjaamista (esim. virheellinen jäsenseura tai väärin kirjoitettu nimi).
• Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”): Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista. Huomioitavaa on kuitenkin, että oikeutta ei ole tilanteissa, joissa käsittely on välttämätöntä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeutetun edun toteuttamiseksi (kuten määrättyjen kurinpitoseuraamusten todentaminen).
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista (esim. jos hän kiistää tietojen paikkansapitävyyden).
• Oikeus vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Tällöin liittojen on osoitettava, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut (esim. urheilun integriteetti).
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä on rikottu tietosuojalainsäädäntöä.

Pyyntöjen esittäminen: Kaikki oikeuksien käyttöä koskevat pyynnöt tulee osoittaa kirjallisesti kohdassa 1 mainittuun yhteyspisteeseen.